Dématérialisation de factures

La dématérialisation fiscale des factures (ou facturation électronique), processus permettant de basculer du format papier au format numérique, est un véritable levier de productivité pour l'entreprise. Non seulement elle est une source d’économies réelles et rapides pour les entreprises qui franchissent ce cap, mais elle répond aussi aux attentes de clients de plus en plus exigeants.

Network Informatique propose une solution de facturation électronique et de dématérialisation fiscale adaptée à votre progiciel de gestion (ERP).

• Les principaux avantages de la dématérialisation des factures
• Notre solution en trois points essentiels
• Fonctionnement de l'architecture

Les principaux avantages de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures, en dehors des dispositions légales et fiscales, offre de nombreux avantages parmi lesquels :

• Réduction des coûts (impression, mise sous pli et envoi postal)
• Diminution de l’empreinte carbone
• Simplification de la manipulation et du stockage de documents
• Réduction des temps de traitement
• Fluidité des échanges
• Avantage concurrentiel dans le cadre des marchés publics
• Image de marque et notoriété

Notre solution en trois points essentiels

Notre solution repose sur trois composants assurant un transport sécurisé des données depuis le progiciel de gestion de l'entreprise jusqu’au client final.

• Intranet (gestion comptes utilisateurs, horodatage, certification et chiffrement).
• Plateforme de stockage de documents (mise à disposition pour les services et utilisateurs).
• Extranet (passerelle sécurisée pour l’accès aux documents).

Notre solution s'inscrit entre votre ERP et votre utilisateur final, tout en assurant la distribution des documents aux prestataires tiers.

Fonctionnement de l'architecture

Les documents initiaux (factures) sont générés par l'ERP et sont déposés dans un répertoire du serveur interne à l'entreprise. L’application Intranet scrute ce répertoire afin d’y trouver les factures à traiter qu’il présente à l’opérateur. 

Celui-ci effectue une sélection des documents qu’il souhaite traiter à l’aide de filtres de recherche.

Une fois la sélection complétée, l’opérateur déclenche le processus de certification des documents par apposition d’un certificat numérique sur le PDF, garantissant ainsi son horodatage et son intégrité.

Parallèlement, le site intranet va récupérer, dans l'ERP, les informations contenues dans la facture afin de générer, au format XML, un document structuré, facilitant, si besoin, l’intégration des factures, par le client final, à son propre logiciel de gestion. Elle ajoutera ensuite les éventuels documents annexes (contenant des données fixes et/ou variables) à joindre à la facture (lettres de recouvrement, états financiers, ...)

L’application Intranet chiffre ensuite les fichiers PDF et XML à l’aide d’une clef publique, en utilisant un algorithme de chiffrement asymétrique RSA, afin que les documents ne puissent être consultés que par des tiers autorisés.

Finalement, les factures sont envoyées :

• À la plateforme de stockage de documents (qui se chargera d’organiser le stockage par n° de client, année, type de document, etc...).
• À la plateforme du prestataire d’archivage qui les conservera pour la durée légale de conservation (10 ans), 
• À la plateforme de publipostage qui pourra :
  • avertir les clients finaux de la disponibilité de leur facture sur le portail extranet
  • adresser directement le document à l’utilisateur final après l’avoir obtenu du portail de consultation
    • par e-mail pour ceux qui auront accepté la facture électronique
    • par courrier postal pour les autres.

Une fois arrivés sur la plateforme de stockage de documents, ceux-ci seront classés et stockés sur un espace de stockage répliqué sur plusieurs centres de données afin de garantir une disponibilité à 99,99 %.

L’utilisateur final disposera d’un accès privatif sur le portail de consultation. Ainsi il sera en mesure de consulter, télécharger ses documents.

De même les opérateurs de l'entreprise et des sociétés partenaires disposeront d’un accès étendu leur permettant de consulter les documents du portefeuille de client qui leur est attribué.

Les documents sont déchiffrés juste avant l’envoi à l’utilisateur final.